Un despacho de abogados debe digitalizar su gestión a través de plataformas tecnológicas integradas que faciliten la vida a los socios y abogados. En este sentido, las soluciones tradicionales están obsoletas.
GoomLaw es una plataforma disruptiva basada en tecnología Microsoft que permitirá a los despachos de abogados ser mucho más eficientes en su día a día, así como afrontar y asegurar el cumplimiento de los retos a los que se enfrenta el sector en esta época.
La información de los clientes, partes, contrapartes, la documentación, las comunicaciones, etc., debe estar alojada de forma segura y garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos como la GDPR. En este sentido, la nube de Microsoft donde se aloja la información de gestión del despacho cumple con la normativa europea vigente.
Consiste en disponer de un sistema de información integrado y único, donde sabes que toda la información de un expediente o asunto está actualizada y que puede ser consultada por los colegas en todo momento. Con una visión 360º de los actores del expediente, los antecedentes, su rentabilidad, facturación, etc. es más fácil tomar decisiones y actuar en consecuencia.
Además, la herramienta Microsoft Teams permite en los tiempos de teletrabajo actuar de forma coordinada con el resto del equipo y con personas externas al despacho de abogados.
Los despachos de abogados no siempre han cuidado este aspecto, pero en estos tiempos es vital captar y fidelizar buenos clientes, y para ello es muy importante disponer de un sistema que permita:
Es importantísimo conocer la rentabilidad del despacho, entendida ésta como la suma de la rentabilidad de las distintas áreas legales, y éstas, como la suma de los expedientes o asuntos que la componen. En tiempo real conocer cuál está siendo el resultado de las actuaciones es vital para tomar decisiones sobre los mark-up que deben fijarse, las acciones a realizar, etc.
Para conseguir un seguimiento de la rentabilidad del despacho, es necesario un sistema como GoomLaw que permite la imputación de gastos y horas de los abogados por expediente, así como la facturación automática en base a diferentes criterios como la re-facturación de horas y gastos, o bien por hitos logrados. Del mismo modo, se podrá medir en tiempo real el cumplimiento o desviación del presupuesto.
Es muy importante en un despacho de abogados, como en cualquier empresa de servicios profesionales, contar con un buen sistema que permita unas buenas previsiones de tesorería, así como un completo sistema de gestión de cobros donde puedan indicarse las incidencias, impagados, etc. De este modo, en caso de riesgos de impago el socio o abogado podrá decidir si seguir el curso del expediente o no.
Cuando se adquiere un volumen de pequeños asuntos, el seguimiento automatizado del cobro es vital.
En determinados despachos donde parte de los expedientes se hacen conjuntamente con otros despachos, es muy importante un control de las subcontrataciones y sus pagos, ya sean nacionales o extranjeros.
El seguimiento del expediente en su totalidad a nivel técnico y en un único punto es algo que no todos los despachos de abogados tienen. La mayoría tienen dispersa la información, documentación, comunicaciones, contactos, partes/contrapartes, etc. Por este motivo se hace imposible un seguimiento global de los expedientes y trabajos asociados.
Además, una vez realizada la organización de la información, es más fácil para los abogados conocer casos similares que se hayan dado en el despacho y poder aplicar las mismas técnicas.
