¿Cómo optimizar los procesos del despacho?

Gestión económica y financiera

  • Es una plataforma que contempla múltiples divisas, idiomas y empresas.
  • Ofrece la posibilidad de vincular documentos en formato Excel, Word, pdf o imagen a cualquier referencia de la aplicación.
  • Sistema de ayuda y manuales online.
  • Auditorías de datos.
  • Parametrización de formularios.
  • Reporting en Power BI y Excel para que el usuario sea autosuficiente.
  • Definición de perfiles y y seguridad de acceso de usuarios.
  • Integrado en LexNET. Accede directamente desde GoomLaw a la plataforma LezNET y recibe directamente las notificaciones telemáticas desde los juzgados.
  • Firma electrónica.
  • Contempla toda la funcionalidad en cuanto a contabilidad, impuestos y gestión financiera que requiere un despacho.
  • Periodos contables con procesos de cierre.
  • Consolidación financiera.
  • Impuestos: IVA o SII, 347, 349, IRPF.
  • Provisiones de gastos de los expedientes y contabilidad de los socios.

El sistema dispone de un sistema de gestión analítica que permite analizar la rentabilidad de cada uno de los expedientes o asuntos, y un nivel por encima, analizar los distintos departamentos, y/o prácticas (Civil, Mercantil, Penal, …).

Los costes de las horas de los socios y abogados se pueden imputar por persona o grupo de personas a un coste predeterminado real (en base a la nómina y gastos) o teórico.

Además, la imputación de costes de suplidos, gastos de viaje, etc…se imputarán directamente a los expedientes.

Automáticamente el sistema permite refacturar las horas y gastos de los expedientes.

La facturación a los clientes puede ser fijada para cada uno de los expedientes:

  1. En base a los costes imputados a los expedientes a la tarifa establecida en el contrato cerrado en el CRM.
  2. A partir de los hitos de facturación definidos en el expediente.
  3. Directamente

El sistema permite la facturación a empresas distintas a la que figura como titular del expediente.

Se incluye una completa gestión de proveedores nacionales e internacionales, así como las relaciones con otros despachos y profesionales autónomos que trabajan en los asuntos.

Se obtiene una visión completa de las relaciones con los colaboradores que mantiene el despacho, su rol, las actividades y tareas, así como los costes asociados.

Datos de clientes y proveedores, Los clientes y proveedores se crearán en el ERP de forma automática a partir de los datos de identificación y contacto de las relaciones empresariales de CRM.

En el ERP, administración completará los datos relativos a condiciones comerciales y de contabilización como, formas y modos de pago, perfil de contabilización, cuentas bancarias etc…

Los clientes y proveedores tienen su extracto actualizado en función de los cobros y los pagos, y el sistema generará una previsión de tesorería adaptada al despacho.

El sistema contempla la gestión de cartera de efectos al cobro, confirming y factoring, así como la gestión de distintas cuentas bancarias y su conciliación a partir del extracto del banco.

Existe un módulo para la gestión de nóminas y RRHH, o bien se puede integrar con otro tipo de aplicaciones de nóminas que utilice el despacho o la gestoría para la contabilidad financiera y analítica del despacho.

El sistema permite crear los presupuestos financieros y analíticos que el despacho necesite, pueden exportarse a Excel para su cumplimentación y volverse a importar.

Además, pueden realizarse varias versiones de presupuesto y comparar unos con otros.

Existe un módulo de notas de gasto certificado por la AEAT por el cual, los abogados pueden realizar a través de una APP la captura de los tickets y facturas, y su imputación a los expedientes en Business Central de manera automática.

Se puede configurar un ciclo de aprobaciones a medida de cada despacho, así como la gestión de anticipos y sus liquidaciones.

También se incluye en este módulo, la gestión de tarjetas de empresa y su conciliación.

Gestión técnica de clientes, expedientes y asuntos

GoomLaw cuenta con un CRM – Microsoft Dynamics 365 -adaptado a la problemática de gestión de los expedientes, muy intuitivo y fácil de usar. Además, se puede personalizar para las necesidades de cualquier despacho.

La aplicación tiene una integración nativa con outlook, lo cual permitirá gestionar todos los mensajes de correo electrónico y alertas del sistema, reuniones, contactos e información de clientes (estado de expedientes en cada momento) de forma centralizada desde un sólo lugar.

El CRM permitirá la gestión de los clientes y personas, con una vista de 360 grados sobre toda la información relacionada con el cliente (actividades, asuntos, empresas y contactos relacionados, etc.). Esto permitirá contemplar todo el historial que rodea al cliente y posibilitar su fácil segmentación mediante las herramientas provistas por el CRM.

La información de las empresas y personas, tendrá esta información. No obstante se podrá personalizar a medida del despacho:

  • Nombre, dirección, teléfono, email…
  • Tipo de relación con el despacho
  • Grupo de empresas al que pertenece (se puede ver de forma gráfica el organigrama empresarial)
  • Personas que componen la organización y su cargo en la empresa-
  • Actividades realizadas con la empresa
  • Asuntos y expedientes de esa empresa
  • Análisis Comercial: Fecha de constitución, catalogación según UE, CNAE, Empleados, facturación, entidades financieras, etc. y vínculo con el informe comercial y mercantil.
  • Análisis Financiero: Situación de la empresa (Activa, Cerrada, Concurso Acreedores, Liquidación), score de liquidez, Incidencias judiciales, Ventas y EBITDA último año, Opinión de crédito, Informe financiero: vínculo.
  • Documentos asociados.

Pueden configurarse los permisos para los registros como sólo accesible por el propietario, para los miembros de un equipo, de un departamento, de una disciplina o de toda empresa. Por ejemplo, a un abogado podría sólo consultar y modificar los contactos asignados a su equipo, mientras que un Socio, podría por ejemplo crear, consultar y modificar todos los de su departamento.

Permite reflejar las relaciones entre empresas y entre contactos, y su tipo de relación. Esta vista inmediata, proporcionará información para descubrir nuevas oportunidades de negocio cruzado (y también incompatibilidades) y realizar el seguimiento de los elementos que tienen influencia en el proceso de contratación.

Contempla el proceso que implica la gestión de la entrada de un nuevo expediente/asunto como una oportunidad que pasará a expediente/asunto en firme al pasar con todas las validaciones.

Las fases a configurar serán las siguientes (no obstante, se pueden adaptar a la metodología de cada despacho de abogados):

  • Alta preExpediente: Se indicará el origen de la oportunidad comercial relacionada con el marketing realizado, si proviene de otros despachos, etc.

Además, se indicarán los campos como la descripción del expediente, la fecha de alta, la parte y contraparte, el área, abogado asignado, etc…

  • Proceso de admisión del expediente

Se elaborará la hoja de encargo indicando la información principal del caso, y un análisis de costes económico que justifique la viabilidad.

El sistema lanzará un proceso de conflict check para evaluar el conflicto de intereses, se ejecuta y analiza si el cliente está presente en otros asuntos como cliente o parte contraria.

Y cuando sean admitidos se indicará la siguiente información: cliente, parte, contraparte, afiliado, etc…

  • Análisis de blanqueo de capitales

Se realizará un análisis terrorista y de blanqueo de capitales para descartar clientes no deseados.

Este análisis se realiza en el sistema en base a unos parámetros predefinidos:

      • Tipo de persona.
      • Ocupación.
      • Riesgos del país.
      • Perfil del cliente.
      • Terceras partes involucradas.
      • Antigüedad.
      • Comunidad autónoma (si es residente)
  • Cierre preExpediente

Se indicará si el expediente pasa a ser ejecutado o no, si se rechaza se indicarán los motivos: Abandono por socio, perdida, desechada por comité admisiones, etc.

Una vez que los distintos análisis han sido realizados y grabados en el sistema, se abriría el alta del expediente, generándose automáticamente una carpeta del expediente dentro de la carpeta del cliente donde se empezará a archivar la diferente documentación generada hasta el momento.

Una vez el expediente o asunto ha sido admitido, los abogados y socios del despacho dispondrán de una completa solución que facilitará su gestión ya que dispondrán de toda la información y procesos en un único lugar.

El expediente heredará la información del proceso de admisión del expediente junto con toda la documentación, por lo que no será necesario cargar la información de nuevo.

La solución podrá adaptarse a la metodología de gestión técnica y económica del expediente que cada despacho tiene. Desde la planificación de las acciones y actores vinculados al expediente, hasta su cierre.

Quedarán registradas todas las actividades que realiza el despacho en un determinado expediente, quedando reflejado las acciones con una empresa o con una persona. Asimismo, se obtendrá una visión 360º de todas las intervenciones que ha realizado el personal interno y externo del despacho pudiendo obtener de manera sencilla un informe de actuaciones.

Se podrá distinguir los expedientes por tipo: ordinarios, extraordinarios, iguala, etc.

Respecto del seguimiento económico, se podrá presupuestar los costes de horas en función del ROL que desempeñe el abogado que interviene, así como los gastos y los suplidos. De manera sencilla, se podrá comparar por periodos y en el estado actual las desviaciones de costes por tipo respecto del REAL imputado en la contabilidad y el sistema de gestión analítico. Así como una previsión de costes pendientes. De este modo, el sistema contempla un completo sistema de gestión analítico por expediente/asunto y por áreas del despacho, territorios o sociedades.Por cada expediente se podrán definir distinto tipo de facturación al cliente, en base al acuerdo llegado:

  • Facturación por hitos: donde se indicará la fecha prevista, el importe, la divisa, si está aprobado o no por el socio e información de si ha sido facturado y cobrado.
  • Por iguala: donde se indicará la fecha de inicio, el importe y la periodicidad.

El expediente recogerá la forma y los términos de pago que previamente se han pactado con la parte.

Como fechas de seguimiento del expediente, se podrán definir las fechas principales del proceso que se contempla en el expediente.

GoomLaw contempla la integración con Sharepoint Online que viene incluido en Microsoft 365.

Asociada a cada uno de los expedientes, existirá una biblioteca de documentos y archivos relacionados con el asunto o caso. El acceso a esta biblioteca de documentos será confidencial para los usuarios a los que se les otorgue permisos y la misma estará alojada en la NUBE de Microsoft Sharepoint de forma segura.

Además de la biblioteca por cada expediente se podrá configurar Sharepoint para el desarrollo de una intranet común para todos los empleados, o bien, de una extranet donde los abogados puedan disponer de un espacio CLOUD seguro donde compartir documentos con los clientes y colaboradores.

Business Intelligence

Crea cuadros de mando e informes interactivos con Power BI. Extrayendo los datos de diferentes fuentes, como Excel o el ERP, se obtiene un reporting muy visual que permite en un vistazo comprobar el estado financiero o de los procesos de despacho.

  • Toma de decisiones más ágil y valorando una gran cantidad de información.
  • Obtén los datos de múltiples fuentes y combina las métricas según tus intereses.
  • Personalización de KPIs.